A American Airlines foi pioneira em adotar computadores do tipo tablet. Como resultado, a empresa aprendeu muito sobre como tirar o melhor proveito dos tablets – e sobre o que pode dar errado. A companhia aérea americana, propriedade da AMR Corp., logo descobriu, por exemplo, que um único aparelho não serve para tudo. Os pilotos queriam tablets avançados para substituir mapas de voo em papel e coisas semelhantes, enquanto os mecânicos e engenheiros precisavam de algo mais robusto. Para os comissários de bordo, um aparelho pequeno e leve era fundamental. Os passageiros de primeira classe e executiva, por sua vez, precisavam de modelos que exibissem novos filmes sem o risco de permitir cópias ilegais.
“Quando você [o vê] numa sala de reuniões, você pode pensar: 'Que ótimo'“, diz Maya Leibman, diretora de tecnologia da informação da American, sobre o esforço da empresa para escolher modelos que funcionassem para todos. “Mas aí você vai para o campo e descobre que ele não funciona em uma forte tempestade de neve.”
Empresas do mundo todo estão adotando tablets. A Forrester Research Inc. estima que cerca de 25% dos computadores utilizados no trabalho em todo o mundo hoje são tablets e smartphones, e não Pcs. Mas, no processo, as empresas estão cometendo muitos erros semelhantes, desde não pesquisar antes como os empregados podem fazer o melhor uso dos aparelhos, até subestimar os custos e os desafios adicionais que os tablets representam para as redes informáticas.
Avaliação e regras de uso
Eis aqui um resumo dos cinco maiores erros, e o que algumas empresas aprenderam com eles.
1. Não planejar antes de adotar os aparelhos
Muitas empresas começam usando tablets sem uma estratégia clara. Há empresas que decidem que precisam de tablets e, em seguida, compram e distribuem 20.000 aparelhos e esperam que os empregados lhes digam o que estão fazendo com eles, diz Chris Curran, diretor da PricewaterhouseCoopers responsável por estratégia de tecnologia e inovação. Isso é um desperdício de dinheiro e causa muita frustração, diz ele.
Analistas aconselham distribuir tablets a grupos pequenos, mas relevantes, de empregados, antes de tentar uma ampla adoção. Espere que eles vejam o que funciona e o que pode ser feito melhor. Regras de uso também devem ser definidas antes, como de que forma os tablets serão gerenciados. “Não dá para simplesmente dizer: 'Aqui está seu tablet, vá adiante', sem ter um plano de ataque”, diz Curran.
Sem teclado
2. Não entender para que servem os tablets
Os tablets têm um monte de recursos, mas não servem para tudo e ainda não podem substituir notebooks para muitas coisas. Muitos programas tradicionais não funcionam em tablets, e os arquivos enviados de um computador para um dispositivo móvel podem acabar perdendo algumas características-chave. “Se você envia arquivos do sistema tradicional de computadores, não há garantia de que tudo nesses arquivos será apresentado ao usuário final corretamente”, diz Ken Dulaney, analista da Gartner Inc., firma americana de pesquisa e consultoria de tecnologia. “E pode ser que um aplicativo que fica no tablet não indique que algo está faltando.”
Algumas empresas tentam contornar isso usando aplicativos de desktop virtual, programas baseados na Web que dão aos usuários acesso remoto a seus computadores, mas isso nem sempre se traduz bem para telas menores. A rede hoteleira Hyatt Hotels Corp informa que alguns de seus funcionários com tablets trabalham com esse aplicativo, mas às vezes não podem navegar por todos os programas sem um mouse ou teclado.
3. Pensar que é fácil obter os aplicativos necessários
A maioria das empresas não tem os meios para produzir e atualizar constantemente aplicativos móveis sem assistência. E as lojas de aplicativos para o iPad e tablets Android têm suas limitações. A Jackson Kayak, fabricante americana de caiaques, forneceu iPads para cerca de metade de seus 130 empregados, mas teve dificuldades no início em encontrar aplicativos específicos para atender certas necessidades, como a gestão da produção. E aplicativos para tablets de alguns programas que costumava usar não contam com a mesma funcionalidade completa das versões para PC, como a capacidade de carregar várias fotos de uma só vez em um blog. A empresa acabou encontrando quase todos os aplicativos que precisava na App Store, diz James McBeath, seu diretor de marketing. O único aplicativo que a Jackson Kayak teve de criar para si mesma foi um para apresentar seus negócios a novos clientes.
Monitoramento, segurança e suporte
4. Acreditar que os tablets são mais baratos do que laptops
O preço de US$ 500 para um tablet pode parecer muito atraente em comparação com os cobrados para notebooks e desktops. Mas isso deixa de fora um elemento crucial: tablets têm de ser substituídos mais frequentemente do que computadores. A gigante de software SAP AG, da Alemanha, já distribuiu cerca de 14.000 tablets a seus funcionários e informa que vai substituí-los a cada 18 ou 24 meses para aproveitar as mais recentes atualizações de software e hardware. A empresa também precisa decidir o que fazer com os aparelhos antigos e quantos tablets precisa manter no estoque de reserva. As conexões sem fio e os aplicativos para os tablets também custam dinheiro e devem ser incluídos no planejamento.
5. Não considerar os problemas técnicos e de segurança
Colocar um monte de dados num tablet é parte de sua funcionalidade, mas tem que haver alguma maneira de garantir que as informações estão protegidas. Há também questões de controle. Quando os funcionários usam tablets pessoais para o trabalho, a equipe de informática será autorizada a limpar o disco rígido remotamente caso o aparelho seja roubado? Os empregados também podem fazer download de milhares de programas por conta própria, o que pode ser um pesadelo para a segurança de uma rede corporativa e causar problemas de compatibilidade, quando a empresa quiser atualizar seus sistemas operacionais e aplicativos.
No Hyatt, não houve problemas de segurança, mas “o crescimento de aparelhos móveis ultrapassou em grande medida nossa capacidade de gerenciá-los rapidamente”, diz John Prusnick, diretor de inovação e estratégia de TI. “Acreditávamos que eles poderiam controlá-los por conta própria, mas percebemos que realmente precisávamos de melhores ferramentas e apoio para gerenciar todos esses dispositivos que temos.”
Para resolver o problema, a Hyatt adotou sistemas de gestão de aparelhos móveis que permitem lidar com múltiplos sistemas operacionais de forma mais organizada e tratar de questões de monitoramento, segurança e suporte técnico com mais eficiência.
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[Shara Tibken, do Wall Street Journal]