Isso é fato: o excesso de emails está nos tornando mais lentos, menos produtivos e até mesmo menos inteligentes.
Em média, um funcionário verifica seu e-mail 36 vezes por hora, gastando um total de 13 horas por semana lendo, excluindo, enviando e filtrando e-mails. A cada momento que nos distraímos com um e-mail, levamos em torno de 16 minutos (sim, 16 minutos) para retomarmos a atividade que estávamos desempenhando anteriormente. E tem mais: funcionários que verificam seu e-mail frequentemente apresentaram queda de 10 pontos no QI, o equivalente a perder uma noite inteira de sono.
Nossas caixas de entrada, que costumavam ser repositório de mensagens importantes, viraram uma grande bagunça. Muito disso é pouco mais do que o spam glorificado; muito pouco desse conteúdo requer leitura ou demanda urgência. Os adeptos à filosofia “inbox-zero” insistem que é melhor filtrar sistematicamente, ler toda e cada mensagem e limpar sua caixa de entrada todos os dias. Será mesmo? Eu acho que há uma maneira melhor.
Como CEO de uma empresa de mídias sociais, com mais de 500 funcionários ao redor do globo eu recebo centenas de e-mails por dia. Alguns importantes; outros não. O segredo para sair desse ciclo infinito é rapidamente avaliar quais mensagens merecem atenção e, em seguida, responder da forma mais eficiente possível. E muitas vezes isso significa abandonar o e-mail, em favor de ferramentas com menos tecnologia, como telefones e canais de alta tecnologia, como as mídias sociais.
Aqui estão cinco técnicas que eu utilizo para administrar minha tumultuada caixa de entrada:
1. Filtre o número de mensagens em sua caixa de entrada com uma ferramenta adicional, como o SaneBox. SaneBox utiliza um algoritmo original para classificar todos os seus e-mails recebidos. Mensagens que são consideradas não prioritárias são automaticamente colocadas em uma pasta chamada @SaneLater (que você pode conferir sempre que quiser). Sanebox trabalha com os principais provedores de email, como Gmail, Outlook e Yahoo, e é barato e fácil de utilizar. Essa ferramenta me ajudou a economizar bastante tempo, além de assegurar que meus e-mails prioritários não sejam abafados por outros menos importantes.
2. Escreva e-mails seguindo a filosofia das três frases. Recentemente, eu criei uma assinatura personalizada para todos os meus e-mails: “Desculpe a resposta curta. Eu gostaria de me prolongar mais, porém devido ao volume de e-mails que recebo isso não é possível”. Eu incluí também um link para um site que explica a filosofia em mais detalhes: http://three.sentenc.es/. Esta abordagem – tratar eficazmente todos os meus e-mails como curtas mensagens SMS – tem funcionado muito bem para mim. Eu venho treinando para deixar de fora os excessos e manter apenas os pontos essenciais em um e-mail. Se eu tiver algo mais extenso a dizer, eu simplesmente ligo ou falo em pessoa.
3. Utilize respostas padrão para mensagens que envia com frequência. Você se encontra digitando a mesma resposta com frequência? O Gmail tem a solução perfeita pra isso, o complemento Canned Responses. Ele permite que você crie uma biblioteca com as mensagens que envia com frequência, podendo ser acessada com apenas dois cliques, no momento da composição de sua mensagem. O Gmail adiciona a mensagem automaticamente na parte superior de sua resposta. Tudo que você precisa fazer é clicar em enviar.
4. Deixe de fazer parte de e-mails desnecessários com o recurso Ignorar. É incrível como poucas pessoas sabem sobre o botão Ignorar do Gmail. Tal função faz com que aqueles longos e desnecessários e-mails em massa desapareçam como mágica. Da próxima vez que um e-mail em massa comece a bombardear sua caixa de entrada, basta selecionar a conversa e clicar em Ignorar no menu “Mais”. Quaisquer novas respostas adicionadas a essa conversa serão ignoradas automaticamente por sua caixa de entrada e serão arquivadas para leitura posterior (ou simplesmente ignoradas).
5. Use as mídias sociais para conversas em grupo. Sobre o assunto de tópicos desnecessários, a realidade é que o e-mail nunca foi destinado para o trabalho colaborativo. Tente marcar um horário para reunião com um grupo via e-mail e isso se tornará óbvio. Você receberá inúmeras mensagens, fazendo com que seus colegas tenham que ficar rolando a tela loucamente para se manterem em sincronia com a conversa. A melhor opção: ferramentas de redes sociais internas como Yammer que apresentam tópicos de discussão, nos moldes do Facebook. Dessa forma, vários funcionários podem enviar, responder, e visualizar mensagens em tempo real. É uma incrível economia de tempo, com a vantagem adicional de que esses tópicos centrais podem ser disponibilizados publicamente para uso futuro.
Um coro cada vez maior está pedindo o fim do e-mail, mas por agora, pelo menos, é uma instituição de trabalho a qual estamos presos. O segredo é fazer ele funcionar para você e não o contrário. As táticas acima devem ajudar a limitar o tempo que você gasta para ler e responder a mensagens. E se tudo mais falhar, há, naturalmente, medidas mais radicais. Desconectar-se de seu e-mail – mesmo que em pequenos intervalos de meia hora – pode fazer maravilhas para sua produtividade… e sanidade.
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Ryan Holmes é CEO do Hootsuite